نرم افزار انبارداری چیست
انبارداری شامل تمامی فعالیت‌های مرتبط با آماده‌سازی، نگهداری، تحویل و توزیع مواد و کالاهای مورد نیاز سازمان در زمان مناسب، با قیمت مناسب و در شرایط مناسب است. انبارداری و حسابداری انبار به عنوان بخشی از چرخه عملیات‌های بزرگ و کوچک در سازمان‌های اقتصادی، مسئولیت ذخیره و نگهداری کالا را بر عهده دارد تا تأمین تولید و نیاز مصرفی را تضمین کند. حسابداری اموال و انبار در بسیاری از موارد می‌تواند از خسارات احتمالی جلوگیری کند.
انبار، بدون توجه به اندازه آن، بخش بسیار حیاتی وضروری در هر سازمان، محسوب می‌شود. انبارها نقش اساسی در واحدهای تولیدی، بازرگانی و خدماتی دارند و از دارایی‌های اصلی هر سازمانی به شمار می‌روند. مدیریت انبار، کاری پیچیده و هزینه‌بر است، بنابراین مدیران سازمان‌ها به دنبال بهترین روش‌ها و راهکارهای مدیریتی هستند که هزینه کمی هم داشته باشد. با پیشرفت تکنولوژی و ظهور سیستم‌های مدیریت، همکاری چشمگیری در حوزه اقتصاد ایجاد شده است.
مدیران در فرآیند مدیریت انبار، برای دستیابی به اطلاعات موجودی انبار، به نرم افزاری دقیق نیاز دارند. این اطلاعات به آنها کمک می‌کند تا هزینه‌های نگهداری، ثبت سفارش، تأمین مواد و پیشگیری از هرگونه نقص و کمبود را مدیریت کرده و از بروز مشکلات، جلوگیری کنند.
نرم‌افزار سیستم مدیریت انبار، که به WMS نیز معروف است، یک ابزار نرم‌افزاری است که به کنترل و مدیریت فعالیت‌های روزمره در یک انبار، کمک زیادی می‌کند. با استفاده از نرم‌افزار WMS، برداشت و ارسال سفارشات با روند بهینه‌تری انجام می‌شود.
استفاده از نرم افزار انبارداری، به یک کسب و کار، در مدیریت و بهره‌برداری از یک انبار یا مرکز توزیع، قابلیت فوق‌العاده‌ای می‌دهد. این سیستم می‌تواند فرآیند انبارداری محصولات را بهبود بخشد. این فرآیند زمان‌بر است و شامل چندین مرحله می‌شود، مانند:
- دریافت محصولات از تأمین‌کنندگان
- نگهداری و مدیریت موجودی و ارسال محصولات به مشتریان
- سازماندهی و پردازش اطلاعات مهم
در بسیاری از موارد، کسب و کارهای بزرگ، دارای سیستم‌های توزیع پیچیده با حجم بالایی هستند. یک نرم افزار انبارداری با کیفیت بالا، باید قادر باشد تا انجام فرآیندها را ساده‌تر کند، بهره‌وری را به حداکثر برساند و هزینه‌های غیرضروری را کاهش دهد.
هدف اصلی هر انبار، کنترل ورود و خروج کالاها و مدیریت موجودی به بهترین و کارآمدترین شکل ممکن است. با پیشرفت تکنولوژی و رقابت شدید، روش‌های سنتی برای مدیریت انبار دیگر کارآمد نیستند. با این حال، یک نرم افزار انبارداری، علاوه بر استفاده در کسب و کارهای بزرگ، می‌تواند برای کسب و کارهای کوچک نیز بسیار مفید باشد.
اهمیت استفاده از نرم افزارهای انبارداری
در این قسمت به 4 دلیل عمده برای استفاده از نرم افزارهای انبارداری اشاره می‌کنیم:
- کنترل و مدیریت موجودی
یک نرم‌افزار انبارداری، با کاهش زمان چرخه سفارش، مدیریت کیفی موجودی‌ها را بهبود می‌بخشد. نرم افزار انبارداری، برای کنترل تمامی فعالیت‌های انبار، طراحی شده است. این نرم‌افزار به شما امکان می‌دهد که هر واحد را، با استفاده از اطلاعات جزئی‌تر، با دقت بیشتر و نظارت بهتر رصد کنید تا عملکرد و دقت موجودی آنها را بهبود بخشید.
یک نرم‌افزار انبارداری خوب، مدیریت موجودی کالاهای انبار را سریع، آسان و کارآمد می‌کند. سیستم‌های مدیریت انبار، با اطلاعات به‌روز، به شرکت‌ها بازخورد سریع و دقیقی ارائه می‌دهند تا بتوانند به سرعت به نیازهای مشتریان خود پاسخ دهند. توزیع‌کنندگان و عمده‌فروشان دقیقاً می‌دانند که کالاها در کجای انبار قرار دارند و چه زمانی نیاز است که مجدداً تأمین شوند.
- خدمات و پیگیری مشتری
با توجه به انتخاب شما، انباری که برای محصولات کسب و کارتان در نظر گرفته‌اید، نقش مهمی در تجربه خرید مشتریانتان خواهد داشت. اطمینان حاصل کردن از موجودیت محصولات سفارش داده شده توسط مشتریان، بسیار حائز اهمیت است تا بتوانید خدمات بهتری ارائه دهید. نرم افزار انبارداری، سرعت و دقت در چیدمان کالاهای موجود را بهبود می‌بخشد و این تداوم، در نظم ارسال محصولات، بسیار موثر خواهد بود.
با استفاده از نرم‌افزار مدیریت انبار، سازماندهی و ردیابی محموله‌ها به راحتی توسط اتوماسیون انجام می‌گیرد. مسیریابی و کنترل حمل و نقل به سادگی مدیریت شده و این اتوماسیون، با افزایش دقت در ارسال و سرعت تحویل سفارشات به مشتریان، باعث افزایش رضایت آنان خواهد شد.
- بهره‌وری شرکت
بدیهی است که استفاده از نرم‌افزار انبارداری، که باعث افزایش سرعت در جابجایی و تحویل کالاها به مشتری می‌شود، منجر به انجام کار بیشتر در بازه زمانی کمتر خواهد شد. این بهره‌وری رشد قابل توجهی را برای شرکت، به همراه خواهد داشت.
- بازگشت سریع‌تر سرمایه
استفاده از نرم‌افزار انبارداری، نه تنها به افزایش فروش کمک می‌کند، بلکه سرعت آن را نیز افزایش می‌دهد. این امر به صاحبان کسب و کار کمک می‌کند تا سرمایه خود را به سرعت بازگردانند. همچنین، افزایش سرعت در همه زمینه‌ها، رضایت مشتریان را به دنبال خواهد داشت.
نرم افزارهای انبارداری چه امکاناتی را ارائه می‌دهند؟
نرم‌افزار انبارداری، یک نرم‌افزار ویژه برای مدیریت انبارهای عمومی و خصوصی است. این نرم افزار دارای ویژگی‌های خاصی است که آن را از سایر نرم‌افزارهای مشابه، که بر اساس نرم‌افزارهای حسابداری هستند، متمایز می‌کند. به طور کلی، نرم‌افزار انبارداری به طور تخصصی در زمینه مدیریت انبار کاربرد دارد. در ادامه این بخش، به امکانات مختلفی که نرم‌افزارهای انبارداری برای کاربران خود فراهم می‌کنند، اشاره خواهیم کرد.
این نرم‌افزارها امکانات اساسی زیر را به کاربران خود ارائه می‌دهند:
۱. مشخص‌کردن مکان فیزیکی کالاها در انبار
۲. استفاده از واحدهای اندازه‌گیری اصلی و فرعی و اضافه کردن فیلدها و ویژگی‌های اطلاعاتی دیگر به کالا
۳. تعیین حداقل و حداکثر موجودی کالا برای کنترل و سفارش‌دهی دقیق و به موقع
۴. تعریف مؤلفه‌های تشکیل‌دهنده کالا و فراهم کردن تسهیلاتی برای ورود اطلاعات مربوط به مدارک انبار
۵. امکان معرفی کالا از طریق سیستم‌های دیگر با استفاده از رابط نرم‌افزاری
۶. ذخیره اطلاعات کالا و ویژگی‌های آن و تولید خودکار کد کالا - Code Generator
امکانات قیمت‌گذاری نرم افزار انبارداری
این نرم‌افزارها امکانات زیر را در قیمت‌گذاری محصولات و نیمه‌ساخته‌ها در طول دوره مالی فراهم می‌کنند:
۱. قیمت‌گذاری محصولات و نیمه‌ساخته‌ها با استفاده از نرخ استاندارد و واقعی
۲. قابلیت قیمت‌گذاری اسناد به صورت برآوردی و واقعی، و اصلاحات و محاسبات مرتبط با تعدیلات
۳. استفاده از نرخ‌های استاندارد در قیمت‌گذاری محصولات
۴. قیمت‌گذاری موجودی‌ها با استفاده از روش‌های میانگین و FIFO و با دارایی ثابت و شناسایی ویژه
۵. استفاده هم‌زمان از روش نرخ‌گذاری استاندارد برای محاسبه انحراف از بودجه تصویب‌شده.
اگر تاکنون از نرم‌افزارهایی مانند اکسل یا اکسس برای ردیابی موجودی کالاهای خود استفاده کرده‌اید، حالا باید در نظر داشته باشید که آیا می‌توانید این داده‌ها را به نرم‌افزار انبارداری جدید خود منتقل کنید یا خیر؟ همچنین، آیا نرم‌افزار انبارداری جدید با نرم‌افزار حسابداری قبلی شما هماهنگ و یکپارچه است؟ اگر انبارها یا دفاتری در نقاط مختلف شهر یا کشور دارید، آیا نرم‌افزار انتخابی به شما امکان برقراری ارتباط بین شعب و دفتر مرکزی از طریق شبکه کامپیوتری را می‌دهد؟
بدون شک، با پاسخ به این سوالات، می‌توانید به راحتی یک نرم‌افزار انبارداری مناسب انتخاب کنید. بهتر است از ابتدا با دقت کامل این مسائل را بررسی کنید تا از هزینه‌های مرتبط با نصب مجدد و بازیابی اطلاعات در آینده جلوگیری کنید. برای داشتن این امکانات، به دنبال یک نرم‌افزار انبارداری یکپارچه و هماهنگ باشید.
